Чл. 25. (1) Секретарят на Столична община подпомага дейността на кмета на СО съобразно действащите нормативни актове и изпълнява функции, възложени му от кмета.
(2) Секретарят на СО организира и отговаря за:
1. Дейността на Столичната общинска администрация по повод условията на работа на служителите.
2. Деловодното обслужване на Централната администрация на Столична община, документооборота, в т.ч. и на електронните документи и Учрежденския архив на СО с изкл. на съхранението и архива на електронния документооборот.
3. Дейностите по гражданска регистрация и административно обслужване на Централната администрация на Столична община.
4. Организационно-техническата подготовка и провеждането на видовете избори и референдуми.
5. Обнародването на актове на СО, когато това е предвидено в нормативен акт.
6. Поддържането и усъвършенстването на Системата за управление на качеството в Столична община.
7. Организира, контролира и подпомага кмета на СО при управлението на човешките ресурси.
8. Възлага организирането и провеждането на процедури за обществени поръчки и сключване договори за дейностите в ръководеното от него направление.
9. Произнася се с актове по смисъла на ЗДОИ съгласно конкретно оправомощаване от кмета на СО.
10. Организира, координира и контролира изпълнението на договорите от компетентността на поверената му структура, както и осъществява постоянен контрол, с оглед своевременното попълване на данни в Система за управление на договорите на Столична община (СУДСО) спрямо същите.
11. Дава указания на структурите по Дейност 122 „Общинска администрация“, задължителни за изпълнение от ресорните ръководители по отношение спазване на Вътрешните правила за работа с електронни документи и документи на хартиен носител.
11.1. Реализира периодични проверки на изпълнение на настоящите правила и отчита резултатите пред кмета на общината и съответния ресорен ръководител за предприемане на последващи действия при необходимост.
11.2. Одобрява искания за издаване, подновяване или прекратяване на УКЕП.
(3) Секретарят на Столична община, ръководител на направление „Общинска администрация“, при осъществяване на проекти:
1. Участва при реализацията на проекти, финансирани по оперативни, общностни и други международни и национални програми.
2. Съдейства на ръководителя на направление „Европейски политики, международна дейност и туризъм“ при подготовката на проектни предложения, финансирани от оперативните програми, програмите за териториално сътрудничество на ЕС и от другите европейски, национални и международни програми и проекти. Организира и координира изпълнението на тези проекти.
3. Ежемесечно предоставя на ДЕППТ информация за проекти в процес на изпълнение и приключили проекти, финансирани по оперативни, общностни и други международни и национални програми по правила и ред, регламентирани в Заповед на кмета на СО, рег. № СОА18–РД09-1004/21.09.2018 г.
4. Поддържа адекватна одитна следа като съхранява цялата документация по проекта, всички разходооправдателни документи и други документи с доказателствена стойност, удостоверяващи реализацията на проекта. Документите се съхраняват в досие на проекта под формата на оригинали или на заверени копия на оригиналите, или на общоприети носители на информация, включително електронни версии на оригинални документи или документи, съществуващи единствено в електронна форма. За всеки архив на проект се определя отговорен служител, който организира съхранението на документите и предоставя документи при поискване на оторизирани лица, извършващи проверки. Срокът за съхранение на архива е съгласно нормативно установените изисквания или съгласно изискванията на съответната финансираща програма, който от двата е по-дълъг.
5. Осигурява устойчивост на постигнатите резултати по проекти с национално и европейско финансиране, след приключване на финансовата помощ, съгласно изискванията на финансиращата програма.
Чл. 26. Направление „Общинска администрация“ включва следните структурни звена:
- Дирекция „Административно обслужване“;
- Дирекция „Човешки ресурси“;
- Дирекция „Управление на административен сграден фонд“.