Чл. 27 (1) Структура на дирекция „Административно обслужване“:
- Отдел „Административни процеси, архив и ГРАО“
- Отдел „Деловодно обслужване“.
- Отдел „Контактен център на Столична община“.
(2) Общи функции на дирекция „Административно обслужване“:
- Осъществява общата организация по административното обслужване на физически и юридически лица и координацията със структурните звена от специализираната администрация относно предоставянето услуги на гражданите.
- Осъществява общата организация по обмена на документи между Столична община и административните органи и организации, в т.ч. чрез Системата за електронен обмен на документи и Системата за сигурно електронно връчване.
- Осъществява общата организация на документооборота на електронни документи.
- Осъществява общата организация на работа с Административната информационна система на централната администрация на Столична община (АИССО).
- Организира деловодната дейност и кореспонденция с граждани и юридически лица на ниво Централна администрация на Столична община, в т.ч. чрез Системата за електронен обмен на документи, Системата за сигурно електронно връчване и Системата на Контактния център на Столична община и Електронния портал на СО с интегриран интерфейс за електронна кореспонденция.
- Осъществява дейностите по изпълнение на задълженията на Столична общинска администрация, свързани с нормативните актове за гражданско състояние и ЕСГРАОН. Подпомага разработването на експертни анализи и становища, свързани с гражданско състояние и ЕСГРАОН.
- Осъществява дейности, произтичащи от разпоредбите на Закона за гражданската регистрация, които са от компетентността на кмета на Столична община.
- Изготвя правни становища по въпроси от компетентността на направление „Общинска администрация“.
- Предоставя на заявителите издадени решения по реда на Закона за достъп до обществена информация.
- Води публични регистри по възлагане на кмета на Столична община, съответно администрира, координира и поддържа регистри.
- Поддържа и прилага в пряката си дейност изискванията на системата за управление на качеството в съответствие с международния стандарт ISO 9001:2015.
- Осъществява методическото ръководство за административното обслужване, деловодната дейност (организацията и контрола на документооборота на хартиен носител и електронния документооборот на администрацията, в т.ч. чрез Системата за електронен обмен на документи и Системата за сигурно електронно връчване) и откритостта и достъпността на дейността.
- Подпомага направление „Общинска администрация“ при изпълнение на задълженията по организационно-техническата подготовка на различните видове избори, референдуми и преброявания, провеждани на територията на СО и РБ, произтичащи от Изборния кодекс и Закона за прякото участие на гражданите в държавната и местната власт.
- Подпомага секретаря на Столична община – упълномощен представител на ръководството по управление на качеството, при оперативното управление на качеството в Столична община.
- Осъществява дейностите, произтичащи от Закона за достъп до обществена информация от компетентността на направление „Общинска администрация“.
- Осъществява дейности, произтичащи от разпоредбите на Глава „Осма" от Административнопроцесуалния кодекс, в случаите когато разглеждането на сигнали/предложения е от компетентността на направление „Общинска администрация“.
- Осъществява дейностите по архивиране и съхраняване на документацията на Централната администрация на СО с изкл. на архивирането на електронни документи.
- Осигурява процесуално представителство на Столична община пред съдилищата, Комисия за защита от дискриминация и други специализирани държавни органи, по които Столична община е страна, свързано с дейността на дирекцията.
(3) Отдел „Административни процеси, архив и ГРАО“ има следните функции:
- Извършва дейности по архивиране и съхраняване на документацията на Централната администрация на СО на хартиен носител, изготвя заверени копия на документи, съхранява архива, организира експертиза за ценността на документите, тяхната обработка и предаване в Държавен архив.
- Осъществява контрол по архивиране и съхраняване на документация на хартиен носител на специализираните звена, ресори и дирекции, които създават и съхраняват документи, произтичащи от дейността им.
- Организира административното обслужване, свързано с гражданското състояние и ЕСГРАОН, и съблюдава произтичащите за Столичната общинска администрация задължения от нормативни актове, свързани с гражданското състояние и ЕСГРАОН, организация и подготовка на тяхното изпълнение.
- Участва в организационно-техническата подготовка по провеждането на местни и национални референдуми, местни, парламентарни, европейски и президентски избори и преброяване на населението.
- Подготвя решения по Закона за достъп до обществена информация от компетентността на направление „Общинска администрация“.
- Изготвя решения по реда на АПК в случаите, когато разглеждането на сигнали/предложения е от компетентността на направление „Общинска администрация“.
- Изготвя правни становища по въпроси от компетентността на направление „Общинска администрация“.
- Обезпечава процедирането на административните производства за определяне адресите на територията на общината, на които може да се извършва адресна регистрация по реда на Закона за гражданската регистрация.
- Обезпечава процедирането на административните производства по реда чл. 99б от Закона за гражданската регистрация.
- Изпълнява вътрешни електронни административни услуги, свързани с ЕСГРАОН.
- Участва в проектирането, контрола и управлението на проекти, изпълнявани от направление „Общинска администрация“.
- Участва в организирането на разработване и изпълнение на стратегии, планове и програми в сферата на дейност на направление „Общинска администрация“.
- Координира организирането, управлението, изпълнението и отчитането на договори, сключени от секретаря на Столична община в частта, касаеща дейността на дирекция „Административно обслужване“.
- Поддържа и прилага изискванията на системата за управление на качеството в съответствие с международния стандарт ISO 9001:2015.
- Организира и изпълнява всички дейности по разработването и внедряването на основните документи, свързани в документооборота на хартиен и електронен носител, административното обслужване и Система за управление на качеството в Столична община.
- Организира и изпълнява всички дейности, свързани с извършване на необходимите изменения на основните документи за документооборота на хартиен и електронен носител. Административното обслужване и Системата за управление на качеството в Столична община и тяхното внедряване.
- Организира и изпълнява всички необходими дейности, свързани с провеждане на вътрешни одити на Система за управление на качеството в Столична община.
- Организира и изпълнява всички необходими дейности, свързани с провеждане на Прегледи от ръководството на Система за управление на качеството в Столична община.
- Организира и изпълнява всички необходими дейности, свързани с провеждане на ресертификационни/надзорни (външни) одити на Система за управление на качеството в Столична община.
- Организира дейността на Съвет за управление на качеството в Столична община, в съответствие с изискванията на Правилник за управление на качеството в Столична община, приет с Решение № 43 по Протокол № 56 от 28.01.2010 г. на Столичен общински съвет.
- Организира и изпълнява всички дейности, свързани с поддържане на необходимата компетентност на вътрешните одитори в Столична община в съответствие с изискванията на актуалния международен стандарт „Системи за управление на качеството ISO 9001“.
- Организира и изпълнява всички дейности, свързани с поддържане на необходимата компетентност на служителите на Столична община по отношение на основните документи на Система за управление на качеството.
- Подпомага районните администрации при въвеждане на данни в уеб базираната информационна система на регистъра за хода на изпълнение на Националната програма за енергийна ефективност на многофамилните жилищни сгради на територията на Столичната община.
- Координира и прави предложения за повишаване на качеството на административното обслужване съгласно нормативните изисквания.
(4) Отдел „Деловодно обслужване“ има следните функции:
1. Организира, контролира и осъществява деловодната дейност на Централната администрацията на фронт- и бекофиса на Столична община на хартиен носител и електронни документи.
2. Организира цялостната дейност на Столичната общинска администрация по административното обслужване на физическите и юридическите лица на принципа „едно гише“, приемането на предложения и сигнали съгласно АПК.
3. Организира деловодната дейност и кореспонденцията с граждани и ЮЛ.
4. Осъществява посредством административната информационна деловодна система деловодна дейност на Централната администрация на Столична община, класиране на документи на хартиен носител и подготвянето им за предаване към архив.
5. Предоставя на заявителите издадени решения по реда на Закона за достъп до обществена информация.
6. Предоставя информация за административните услуги, извършвани от Столична общинска администрация.
7. Отговаря на запитвания от общ характер и насочва въпросите по компетентност до звената в администрацията, както и към други административни органи.
8. Следи за спазване и прилагане на правилата, касаещи документооборота на Столична община, в т.ч. чрез Системата за електронен обмен на документи и Системата за сигурно електронно връчване.
(5) Отдел „Контактен център на Столична община“ има следните функции:
- Отговаря за приемането, регистрацията и регламентирана обработка на неспешни сигнали, постъпващи от физически и юридически лица чрез Системата на Контактния център при непрекъснат режим на работа.
- Осъществява дейностите по регистриране и регламентирана обработка на писма, жалби, предложения, заявления за достъп до обществена информация, сигнали за корупция и др. на граждани и фирми, постъпили чрез системата на Контактния център.
- Осъществява деловодна дейност на Централната администрацията на Столична община, при обоснована необходимост и извън работното време на звеното за административно обслужване.
- Осъществява дейностите по анализиране и обработване на събраната информация за вида и мястото на проблема и насочване към звената на Столична община в зависимост от техния характер.
- Отговаря за прегледа на отговорите на сигнали за нередности и активиране/блокиране, в зависимост от отсъствието или наличието на лични данни в тях.
- Отговаря за визуализиране на отговорите, уведомленията и друга информация, получена от отговорните звена на СО чрез административната информационна система на СО, предназначена за подателя, в приложението на Контактния център.
- Отговаря за приключването на сигнали в информационната система на Контактния център, след анализ на информацията, получена от отговорните звена на СО чрез деловодната информационна система.
- Отговаря за актуализацията на документа „Методика за обработка на сигнали и искания за информация“ и анализ на софтуера при възникнали проблеми, с оглед своевременното и точно насочване и ефективната обработка на сигналите.
- Изготвя справки по подадени сигнали, писма, жалби и заявления от физически и юридически лица, постъпили чрез системата на Контактния център.
- Предоставя деловодна справка по регистрационен номер от АИССО.
- Предоставя обща информация за услугите, предлагани от Столична община, начина за тяхното получаване, необходими документи за подаване на заявление, както и за всички други необходими действия, свързани с предмета на отправеното запитване.
- Осъществява дейности по регламентирано предоставяне на информация и помощ (Help Desk) във връзка с действащи системи на СО за обслужване на гражданите и бизнеса.
- Изготвя анализи и предоставя статистическа информация за регистрираните, неспешни сигнали, писма, жалби, заявления и др., или искания за информация, постъпили чрез системата на Контактния център.
- Осъществява дейностите по съхраняване и архивиране на всички данни от работата на информационната системата на Контактния център.