Структура на дирекция „АДМИНИСТРАТИВНО ОБСЛУЖВАНЕ“:

  • Отдел „Административни процеси, архив и ГРАО“
  • Отдел „Деловодно обслужване“
  • Отдел „Контактен център на Столична община“

Функции на дирекцията:

  • Осъществява общата организация по административното обслужване на физически и юридически лица и координацията със структурните звена от специализираната администрация относно предоставянето услуги на гражданите.
  • Организира деловодната дейност и кореспонденция с граждани и юридически лица.
  • Осъществява дейностите по изпълнение на задълженията на Столична общинска администрация, свързани с нормативните актове за гражданско състояние и ЕСГРАОН.  Подпомага разработването на експертни анализи и становища, свързани с  гражданско състояние и ЕСГРАОН.
  • Изготвя правни становища по въпроси от компетентността на Направление „Общинска администрация".
  • Предоставя на заявителите издадени решения по реда на Закона за достъп до обществена информация и извършва справки по този закон.
  • Води публични регистри по възлагане на кмета на Столична община, съответно администрира, координира и поддържа регистри.
  • Поддържа и прилага в пряката си дейност изискванията на системата за управление на качеството, в съответствие с международния стандарт ISO 9001:2015.
  • Осъществява постоянен контрол на разплащанията по договори, сключени от секретаря на Столична община в хипотеза на възложител на обществени поръчки.
  • Осъществява методическото ръководство за административното обслужване, деловодната дейност (организацията и контрола на документооборота на администрацията) и откритостта и достъпността на дейността.
  • Подпомага Направление „Общинска администрация" при изпълнение на задълженията по организационно-техническата подготовка на различните видове избори, референдуми и преброявания, провеждани на територията на СО и РБ, произтичащи от Изборния кодекс и Закона за прякото участие на гражданите в държавната и местната власт.
  • Подпомага секретаря на Столична община – упълномощен представител на ръководството по управление на качеството, при оперативното управление на качеството в Столична община.
  • Осъществява дейностите, произтичащи от Закона за достъп до обществена информация, от компетентността на Направление „Общинска администрация".
  • Осъществява дейности, произтичащи от разпоредбите на глава „Осма" от Административнопроцесуалния кодекс в случаите, когато разглеждането на сигнали/предложения е от компетентността на Направление „Общинска администрация".

Функции на отдел „Административни процеси, архив и ГРАО“:

  • Извършва дейности по архивиране и съхраняване на документацията на администрацията, изготвя заверени копия на документи, съхранява архива, организира експертиза за ценността на документите, тяхната обработка и предаване в Държавен архив.
  • Организира административното обслужване, свързано с гражданското състояние и ЕСГРАОН; съблюдава произтичащите за Столичната общинска администрация задължения от нормативни актове, свързани с гражданското състояние и ЕСГРАОН, организация и подготовка на тяхното изпълнение.
  • Участва в организацията и провеждането на местни и национални референдуми, местни, парламентарни, европейски и президентски избори и преброяване на населението.
  • Подготвя решения по Закона за достъп до обществена информация от компетентността на Направление „Общинска администрация".
  • Изготвя решения по реда на АПК в случаите, когато разглеждането на сигнали/предложения е от компетентността на Направление „Общинска администрация".
  • Изготвя правни становища по въпроси от компетентността на Направление „Общинска администрация".
  • Участва в проектирането, контрола и управлението на проекти, изпълнявани от Направление „Общинска администрация".
  • Участва в организирането на разработване и изпълнение на стратегии, планове и програми в сферата на дейност на Направление „Общинска администрация".
  • Координира организирането, управлението, изпълнението и отчитането на договори, сключени от секретаря на Столична община.
  • Води и поддържа в актуално състояние регистър на подписаните договори на Направление „Общинска администрация" и архива за тях.
  • Поддържа и прилага изискванията на системата за управление на качеството, в съответствие с международния стандарт ISO 9001:2015.
  • Организира и изпълнява всички дейности по разработването и внедряването на основните документи на Система за управление на качеството в Столична община.
  • Организира и изпълнява всички дейности, свързани с извършване на необходимите изменения на основните документи на Системата за управление на качеството в Столична община и тяхното внедряване.
  • Организира и изпълнява всички необходими дейности, свързани с провеждане на вътрешни одити на Система за управление на качеството в Столична община.
  • Организира и изпълнява всички необходими дейности, свързани с провеждане на Прегледи от ръководството на Система за управление на качеството в Столична община.
  • Организира и изпълнява всички необходими дейности, свързани с провеждане на ресертификационни/надзорни (външни) одити на Система за управление на качеството в Столична община.
  • Организира дейността на „Съвет за управление на качеството в Столична община" в съответствие с изискванията на „Правилник за управление на качеството в Столична община", приет с Решение № 43 по Протокол № 56 от 28.01.2010 г. на Столичен общински съвет.
  • Организира и изпълнява всички дейности, свързани с поддържане на необходимата компетентност на вътрешните одитори в Столична община в съответствие с изискванията на актуалния международен стандарт „Системи за управление на качеството ISO 9001".
  • Организира и изпълнява всички дейности, свързани с поддържане на необходимата компетентност на служителите на Столична община по отношение на основните документи на Система за управление на качеството.
  • Подпомага районните администрации при въвеждане на данни в уеб базираната информационна система на регистъра за хода на изпълнение на Националната програма за енергийна ефективност на многофамилните жилищни сгради на територията на Столичната община.
  • Координира и прави предложения за повишаване на качеството на административното обслужване съгласно нормативните изисквания.

Функции на отдел „Деловодно обслужване“:

  • Организира, контролира и осъществява деловодната дейност на администрацията на фронт- и бекофиса на Столична община.
  • Организира цялостната дейност на Столичната общинска администрация по административното обслужване на физическите и юридическите лица на принципа „едно гише", приемането на предложения и сигнали съгласно АПК.
  • Организира деловодната дейност и кореспонденцията с граждани и ЮЛ.
  • Осъществява посредством автоматизирана информационна деловодна система: деловодна дейност, класиране на документи на хартиен носител и подготвянето им за предаване към архив.
  • Предоставя на заявителите издадени решения по реда на Закона за достъп до обществена информация и извършва справки по този закон.
  • Предоставя информация за административните услуги, извършвани от Столична общинска администрация.
  • Отговаря на запитвания от общ характер и насочва въпросите по компетентност до звената в администрацията, както и към други административни органи.
  • Следи за спазване и прилагане на практическата инструкция за оформяне на документи в администрацията.
  • Предоставя информация на граждани и служебни лица по въпроси, касаещи дейността на Столична община.

Функции на отдел „Контактен център на Столична община“:

  • Отговаря за приемането, регистрацията и регламентирана обработка на неспешни сигнали, постъпващи от физически и юридически лица, при непрекъснат режим на работа.
  • Осъществява дейностите по регистриране и регламентирана обработка на писма, жалби, предложения, заявления за достъп до обществена информация на граждани и фирми, постъпили чрез системата на Контактния център.
  • Осъществява дейностите по анализиране и обработване на събраната информация за вида и мястото на проблема и насочване към звената на Столична община в зависимост от техния характер.
  • Отговаря за прегледа на отговорите на сигнали за нередности и активирането/блокирането им в зависимост от отсъствието или наличието на лични данни в тях.
  • Проследява развитието на сигналите за нередности и получаване на обратна информация за тях от съответните звена на Столична община до окончателното им приключване.
  • Отговаря за приключването на сигнали в информационната система на Контактния център след анализ на информацията, получена от отговорните звена на СО чрез деловодната информационна система.
  • Отговаря за актуализацията на документа „Методика за обработка на сигнали и искания за информация" и анализ на софтуера при възникнали проблеми с оглед своевременното и точно насочване и ефективната обработка на сигналите.
  • Изготвя справки по подадени сигнали, писма, жалби и заявления от физически и юридически лица, постъпили чрез системата на Контактния център.
  • Предоставя обща информация за функциите, местоположението, работното време и възможностите за контакт със звена на Столична община.
  • Предоставя обща информация за услугите, предлагани от Столична община, начина за тяхното получаване, необходими документи за подаване на заявление, както и за всички други необходими действия, свързани с предмета на отправеното запитване.
  • Осъществява дейности по регламентирано предоставяне на информация и помощ (Help Desk) във връзка с действащи системи на СО за обслужване на гражданите и бизнеса.
  • Изготвя анализи и предоставя статистическа информация за регистрираните, неспешни сигнали, писма, жалби, заявления и др. или искания за информация постъпили чрез системата на Контактния център.
  • Осъществява дейностите по съхраняване и архивиране на всички данни от работата на информационната системата на Контактния център.