Структура на дирекция „АДМИНИСТРАТИВНА":

  • Отдел „Общински експертен съвет и деловодно обслужване"
  • Отдел „Архивно обслужване и дигитален архив"

Функции на отдел „Общински експертен съвет и деловодно обслужване":

  • Организира и осъществява техническото обслужване на дейността на специализираните и разширените състави на Общинския експертен съвет по устройство на територията.
  • Води протоколите на заседанията на специализираните и разширените състави на Общинския експертен съвет по устройство на територията.
  • Поддържа архив на протоколите от заседанията на специализираните състави на Общинския експертен съвет по устройство на територията.
  • Проучва, анализира, приема и регистрира входяща и изходяща кореспонденция от граждани, фирми, районни администрации и я разпределя по отдели, съгласно спецификата на третиращите въпроси.
  • Завежда и регистрира болнични листове и договори.
  • Извършва справки /устни и по телефон/ по движението на преписките /вътрешни и външни/, подпечатва инвестиционни проекти, визи, разрешения за строеж, заповеди, регулационни и застроителни планове.
  • Описва в справочните дневници пощата, насочена към техническите архиви на НАГ.
  • Свързва преписките и оформя досиетата.
  • Извършва справки в деловодната програма и в архива на деловодството за стари години.
  • Записва нововъведените преписки в дневниците на главния архитект и директорите на дирекции.
  • Разпределя приключилите преписки по години в съответните папки.
  • Осъществява контакти с всички звена и отдели на дирекции по отношение движението на преписките.
  • Извършва куриерски услуги, които включват:

- първоначална обработка на входящата кореспонденция, проверка правилността на адресите, подготовка документите за регистрация;

- описание на преписките в дневниците и изискване подпис от длъжностното лице, получило пощата;

- разнасяне на документацията по предназначение;

- подготовка на кореспонденцията за размяна с другите звена от системата на Столична община;

- подготовка и изпращане на изходящата кореспонденция по предназначение;

- размяна на пощата с 24-те районни администрации и останалите структури на Столична община;

- доставяне на поща на място в СГС, СРС, МРРБ.

Функции на отдел „Архивно обслужване и дигитален архив“:

  • Приемане и архивиране на устройствени планове и инвестиционни проекти.
  • Архивиране на получените преписки и строителни книжа от деловодството в технически архив, което включва:

- подробен преглед на всички документи към преписката;

- описване в справочна картотека;

- подреждане на преписките в архива по местност, квартал, имот, адрес.

  • Обслужване на фирми, проектанти, СДВР, адвокати, служители на НАГ, районни администрации и други структури на СО.
  • Архивиране на влезлите в сила разрешения за строеж и разрешения за поставяне.
  • Архивиране на заповедите на главния архитект.
  • Подреждане, съхранение и опазване на документацията, влязла в техническия архив.
  • Размножаване на документацията по време на справки, изискани от клиентите, от инвестиционни проекти, регулационни и застроителни планове, заверка с „вярно с оригинала" и предаване - след платена такса по фактура, изготвена от служителите на отдела.